In een vergaderzaal draait alles om de vergadertafel. Een plek waar nieuwe ideeën ontstaan, ervaringen gedeeld worden, verhitte discussies plaatsvinden en waar belangrijke, zakelijke relaties groeien. De taak om een geschikte vergadertafel te vinden, is dan ook geen makkelijke. Daarom doet u er goed aan om deze vier belangrijke punten in uw achterhoofd te houden bij het kiezen van een geschikte vergadertafel.
1. De vorm
Eén van de eerste zaken die mensen opvalt aan een tafel of bureau is de vorm. En die vormen in een kantoor kunnen volgens Radhika Pathak, een professor in architectuur en design, invloed hebben op onze stemming en prestaties. Pathak deed onderzoek naar het effect van vormen op medewerkers en ontdekte dat ruimtelijke vormen en de inrichting van een kantoorruimte een significante impact hebben op werknemers. Ze ontdekte dat mensen een emotionele reactie hebben op vormen en dat die reactie per vorm verschilt. Zo bevorderen cirkels een gevoel van verbondenheid, stimuleren ze het energieniveau en verhogen ze de mate van concentratie.
Hiermee zijn cirkels volgens Pathak een heel geschikte optie voor grotere vergaderruimtes omdat ze helpen om afleiding te voorkomen en samenwerking en focus bevorderen.
Vierkante en rechthoekige vormen wekken ook bepaalde emoties op. Zo worden beide vormen geassocieerd met eerlijkheid, stabiliteit, orde, rationeel denken, discipline en formaliteit. Volgens Pathak stimuleren deze vormen het gevoel van veiligheid en geven ze werknemers rust, wat de productiviteit ten goede komt. Volgens haar zijn deze vormen uitermate geschikt om te gebruiken in kleinere vergaderzalen.
Driehoekige vormen geven medewerkers energie en kracht en stralen actie, vooruitgang en doelbewustheid uit. Volgens Pathak zijn vergadertafels in een driehoekige vorm geschikter voor groeiende technologiebedrijven dan bijvoorbeeld voor een stabiele, financiële instelling. Ook zijn vergadertafels in deze vorm een goede keuze voor afdelingen die wat meer creativiteit vragen, zoals bijvoorbeeld marketing of verkoop.
2. De functie
Niet zo lang geleden waren vergaderruimtes nog vooral statische zalen waarin voornamelijk zittend vergaderd werd. Gelukkig hebben de ontwikkelingen de afgelopen jaren niet stilgestaan en heeft ook de vergaderruimte zich ontpopt tot een multifunctionele ruimte waar niet alleen klassieke vergaderingen plaatsvinden, maar waar medewerkers ook korte ‘stand-ups’ houden en waar technologische mogelijkheden ervoor gezorgd hebben dat vergaderingen dynamischer zijn. Deze actievere vormen van vergaderen vragen om meubilair dat dit ondersteunt. Opties die medewerkers meer flexibiliteit geven zijn bijvoorbeeld vergadertafels die opklapbaar of in hoogte verstelbaar zijn of waarin techniek verwerkt is.
3. Het formaat
Een belangrijke voorwaarde voor een effectieve vergadering, is dat er voldoende ruimte is rondom de tafel (minimaal een meter). Zorg dat u voordat u een vergadertafel aanschaft, goed de maten van de ruimte opmeet. Heeft u al een vergadertafel op het oog, maar kunt u niet goed inschatten hoe deze in de ruimte zal staan? Pak een rol tape en plak de afmetingen van de tafel af op de grond in de ruimte. Wellicht kunt u zelfs wat mensen optrommelen om te komen testen hoe vol de ruimte wordt tijdens een vergadering. Voelt de vergaderruimte niet te vol (of juist te leeg) aan? Dan heeft u een prima formaat tafel gevonden.
Een ander punt om te overwegen is de hoeveelheid mensen die comfortabel aan een tafel kunnen zitten of staan. Het laatste wat u wilt is dat medewerkers opgepropt aan een vergadertafel zitten, hierdoor voelen ze zich hoogstwaarschijnlijk niet echt op hun gemak. De beste manier om te beoordelen of een tafel de ruimte biedt die u nodig heeft, is door ‘m te bekijken. Dat kan bijvoorbeeld voor een aantal modellen bij Officecity op kantoor in Haarlem. Op deze manier krijgt u een goed beeld van hoe de vergadertafel aanvoelt in een ruimte en hoeveel mensen er comfortabel aan kunnen zitten of staan.
4. De uitstraling
Er zijn inmiddels al talloze studies geweest die de impact van esthetiek op de werkplek hebben onderzocht en de uitstraling van een vergaderruimte is zeker belangrijk. Niet alleen zorgen mooi ingerichte ruimtes voor een betere gezondheid, volgens onderzoekers van Harvard resulteren ze ook in betere prestaties en minder stress. Omdat vergadertafels vaak in het middelpunt van de vergaderzaal staan, is het het overwegen waard om bij het uitkiezen van een geschikte tafel rekening te houden met de uitstraling van de tafel in de ruimte. Uiteraard is het ook belangrijk dat de tafel past bij de rest van het kantoor én bij de stijl die het bedrijf wil uitstralen.
Op zoek naar de beste vergadertafel voor uw ruimte
Nu u de belangrijkste punten bij het uitzoeken van een vergadertafel kent, is het tijd om aan de slag te gaan. Sta open voor verschillende vormen, kleuren, stijlen en functies en kijk vooral naar wat het beste past bij het doel van de vergaderruimte. Vraag medewerkers naar hun mening en waar zij vooral behoefte aan zouden hebben. Hou daarbij wel altijd de cultuur en communicatiestijl van het bedrijf in uw achterhoofd. We adviseren u graag over een geschikte vergadertafel voor uw kantoor.
