De tijd dat een vergaderruimte een vierkant, saai hok was waar niet meer in stond dan een simpele tafel en wat stoelen ligt achter ons. Steeds meer bedrijven gaan de vergaderruimte namelijk op meerdere manieren gebruiken en zien de ruimte meer en meer als de plaats waar creatieve ideeën tot bloei komen, waar belangrijke beslissingen genomen worden én waar plannen tot uitvoer worden gebracht. Met de juiste inrichting voor die o zo belangrijke kamer haalt u met uw bedrijf het optimale uit meetings en brainstorms.
De moderne vergaderruimte kan dan ook niet zonder een aantal essentiële onderdelen. We zetten ze hieronder voor u op een rij:
1. Een passende conferentietafel
De vergadertafel is zonder twijfel het allerbelangrijkste onderdeel van de ruimte. Dat lijkt een inkoppertje, maar toch is het een aanschaf waar u wel degelijk goed over na moet denken. De tafel staat immers (letterlijk) in het middelpunt van de belangstelling én neemt hoogstwaarschijnlijk ook de meeste ruimte in. De tafel die u kiest kan de vergaderruimte tot een succes maken, of er juist voor zorgen dat de ruimte niet helemaal overkomt zoals u graag wilt. Kies daarom voor een formaat, vorm en stijl die niet alleen past bij de rest van de kantoorinrichting, maar ook bij wat uw team nodig heeft. Kiest u bijvoorbeeld voor een stijlvol glazen exemplaar? Of is techniek belangrijk en heeft u een conferentietafel met ingebouwde kabeldoorvoer en plek voor stopcontacten? Probeert u de meetings bij u op kantoor juist kort en krachtig te houden? Dan is een sta vergadertafel wellicht een interessante optie.
2. De juiste stoelen
In de meeste gevallen zult u stoelen willen bij uw vergadertafel. Zelfs in het geval van een statafel zijn bijvoorbeeld krukken een goede optie. voor welk type stoel u ook kiest, het is belangrijk te bedenken hoeveel mensen er tegelijkertijd zullen vergaderen. Zorg ervoor dat u minstens een paar stoelen extra beschikbaar hebt. Beter een paar stoelen te veel dan te weinig, zeker tijdens lange vergaderingen! Bedrijven die over een grote ruimte beschikken, zouden bijvoorbeeld een extra rij vergaderstoelen tegen de wand kunnen plaatsen. Zo kan er altijd een stoel bijgeschoven worden wanneer dat nodig is. Ook bij de stoel is het overigens belangrijk om te kijken naar de manier waarop er bij u op kantoor met vergaderingen wordt omgegaan. Vergadert u vaak en lang? Dan heeft u een stoel nodig die meer comfort biedt dan wanneer u slechts korte besprekingen houdt.
3. Voldoende opbergruimte
De moderne vergaderruimte kan simpelweg niet zonder opbergruimte. Een dressoirkast kan bijvoorbeeld niet alleen gebruikt worden om uw mooiste producten op tentoon te stellen, maar ook om technische zaken als kabels of audiovisuele apparatuur in op te bergen. Zo zorgt u ervoor dat de conferentieruimte netjes en opgeruimd blijft. Bovendien biedt een dressoir ook de mogelijkheid om bijvoorbeeld glazen of een bak met de nodige versnaperingen in op te ruimen. En dat kan handig zijn tijdens belangrijke vergaderingen of tijdens besprekingen met (potentiële) klanten.
4. De benodigde apparatuur
Naast het meubilair is ook apparatuur belangrijk voor succesvolle vergaderingen en brainstorms. Ook hierbij is het weer belangrijk dat u van tevoren bedenkt wat voor type meetings bij uw bedrijf passen. Brainstormt u regelmatig over nieuwe mogelijkheden of producten? Dan is bijvoorbeeld een whiteboard onmisbaar om al die ideeën snel op te kunnen schrijven. Moet u regelmatig videobellen met mensen die op afstand werken of met een vestiging van het bedrijf aan de andere kant van het land? Dan zijn een groot tv-scherm en goede audiovoorzieningen weer een belangrijk onderdeel. Bedenk alvast welke randzaken of apparatuur u nodig hebt tijdens vergaderingen en zorg dat hier ook ruimte voor is in de conferentiezaal. Als u bijvoorbeeld een te grote vergadertafel hebt aangeschaft, kan het wel eens heel lastig worden om dat onmisbare whiteboard een prominente plek in de ruimte te geven…
Heeft u hulp nodig bij de inrichting van uw vergaderzaal? We helpen u er graag mee!
