Het is één van de grootste trends op het gebied van kantoorinrichting: het open kantoor. Eén grote ruimte waarin iedereen bij elkaar zit… Dat is gezellig, stimuleert de samenwerking tussen uw medewerkers en hun creativiteit krijgt ook nog eens een boost. Win-win zou u misschien zeggen. Hoewel deze manier van werken absoluut voordelen heeft, is er een aantal zaken waar u wél rekening mee moet houden als u overstapt op een open kantoorplan. Eén daarvan is hoe u ervoor zorgt dat u en uw medewerkers productief blijven. In dit artikel geven we u vier tips om ook in een open kantoor de productiviteit op peil te houden.
Maak per dag een to-do lijst
In een kantoor met een open indeling kan er nogal veel op medewerkers af komen. Iedereen kan makkelijk zijn issues bij een collega kwijt of ‘snel’ even sparren over die productlancering. Voor u het weet is de halve dag voorbij en is er eigenlijk nog niets gebeurd. Begin daarom iedere dag met een to-do lijst maken en noteer hierop één of twee belangrijke to-do’s voor die dag. Uit onderzoek blijkt dat we ‘s ochtends vroeg het meest productief zijn. Zorg er dus voor dat u meteen begint met die belangrijke of lastige taak zodra u binnenkomt. Plan vergaderingen en brainstorms altijd aan het eind van de dag in. Omdat u vaak gestimuleerd wordt door ideeën van collega’s tijdens een vergadering of brainstorm, bent u ook in de late middaguurtjes nog effectief, terwijl u zich ‘s ochtends op een taak kunt focussen waar opperste concentratie voor nodig is. Komt er iemand aan uw bureau met een verzoek? Vraag altijd wanneer het klaar moet zijn, in plaats van er direct mee aan de slag te gaan. Al die kleine to-do’s lijken misschien niet veel tijd te kosten, maar opgeteld kunnen ze toch een behoorlijk deel van uw werkdag opslokken. En daarnaast houden ze u af van uw oorspronkelijke taken! Door een deadline te vragen, kunt u de taak inplannen op uw prioriteitenlijstje.
Luister de juiste muziek
Hoewel het vaak het geluid is dat u of uw medewerkers uit de concentratie kan halen, zorgt bepaalde muziek juist voor meer focus tijdens een belangrijke taak. Stimuleer medewerkers daarom om muziek te luisteren met oordopjes of een hoofdtelefoon als ze bezig zijn met een belangrijke taak die concentratie vereist. Bepaalde muzieksoorten helpen medewerkers ontspannen en zorgen dat ze zich beter kunnen focussen op een taak. Uit onderzoek blijkt dat muziek met songteksten beter vermeden kan worden. Muziekstijlen die voor veel mensen goed werken zijn bijvoorbeeld klassieke muziek, ambient muziek of instrumentale muziek. Een bijkomend voordeel als u uw medewerkers op de werkvloer naar muziek laat luisteren, is dat anderen meteen weten wanneer ze iemand wel en niet kunnen storen met een vraag of verzoek!
Even afzonderen
Niemand kan 8 uur per dag gefocust zijn en dat wordt gelukkig ook niet verwacht. Geef uw medewerkers de mogelijkheid om zich een paar minuten af te zonderen en bijvoorbeeld even een rondje te lopen door het kantoorpand of nog beter: even buiten een luchtje te scheppen. Die frisse neus helpt om nieuwe inzichten te krijgen, waardoor een probleem bijvoorbeeld ineens vanuit een heel andere invalshoek bekeken kan worden. Een vergaderruimte of een brainstormruimte met een comfortabele bank kan ook een ideale plek zijn om voor een uurtje te werken. De verandering van omgeving stimuleert de creativiteit én de productiviteit.
Een goede inrichting is belangrijk
Ook bij een open kantoor is de inrichting van belang. Kiest u bijvoorbeeld voor eilanden van twee, drie of vier bureaus? Of gaat u voor één grote lange tafel waar iedereen kan aanschuiven? Om het open kantoor tot een succes te maken is het belangrijk om te kijken naar de verschillende behoeftes die werknemers hebben: het ene moment moeten ze gefocust aan een taak werken en het volgende zijn ze druk aan het brainstormen met collega’s. Om iedereen te faciliteren én om te zorgen dat medewerkers geen last hebben van elkaar, kunt u verschillende werkgebieden maken. Bijvoorbeeld een plek in de hoek, waar mensen afgezonderd en in stilte kunnen werken. Een creatieve plek met banken en relaxte werkplekken voor brainstormsessies en informele werkoverleggen en eventueel een aparte vergaderruimte voor serieuzere vergaderingen. Daarnaast moeten er ook voldoende werkplekken zijn voor mensen die niet in stilte hoeven werken, maar wel graag een bureau en ergonomische bureaustoel tot hun beschikking hebben.
Zoals u ziet zijn er genoeg manieren om het werken in een open kantoorruimte toch productief en effectief te maken zonder dat u de voordelen van een open ruimte verliest. Hoe richt u een open kantoorruimte in en hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers ongestoord kunnen werken?
