5 tips voor het visitekaartje van uw bedrijf: de receptie

Of het nou over een eerste ontmoeting met een persoon of een eerste kennismaking met een bedrijf gaat: de eerste indruk is belangrijk. En wat is het eerste wat mensen zien als ze uw kantoor binnenlopen? Juist, de ontvangstruimte / receptie! In dit artikel geven we u een aantal tips om het visitekaartje van uw bedrijf optimaal aan te laten sluiten bij de sfeer van uw kantoor.

Uw bezoekers krijgen direct al een indruk van het bedrijf zodra ze uw ontvangstruimte binnenstappen. De receptiebalie is vaak het eerste contact met de klant. Hoewel ze het misschien niet eens bewust doen, zorgt dit gelijk voor een aantal aannames en veronderstellingen over het bedrijf waar ze zojuist zijn binnengekomen. Zorg dat uw gasten een positief gevoel overhouden aan hun entree. Denk daarom na over de indeling en inrichting van uw receptie en neem deze vijf punten daarin zeker mee!

1. Een comfortabele layout
De receptie is een ruimte waar bezoekers welkom geheten worden bij het bedrijf. Gun ze een comfortabele plek om te zitten en eventueel zelfs wat werk kunnen doen. Zet meubels bijvoorbeeld niet te dicht bij de deur om te voorkomen dat uw bezoekers last krijgen van de kou als er mensen in en uit lopen. Zorg dat er plek is voor groepjes, zodat mensen samen kunnen werken en wat laatste vergaderpunten kunnen doornemen terwijl ze wachten. Leg tijdschriften die aansluiten bij uw vakgebied op een grote tafel, zodat mensen die alleen zijn zich kunnen vermaken met een interessant vakblad. En vergeet de koffiemachine niet!

2. Kies een praktisch design
De receptie is een drukke plek; de hele dag lopen er mensen in en uit. Als u niet oppast ziet het er in een mum van tijd rommelig uit. Vergeet daarom zeker niet dat een indeling ook praktisch moet zijn. Als het slecht weer is, komen er bijvoorbeeld mensen binnen met modderige schoenen en natte paraplu’s. Houd rekening met dit soort praktische zaken door paraplubakken bij de deuren te zetten en een lange deurmat neer te leggen zodat bezoekers de ruimte hebben om hun voeten te vegen.

3. Maak ruimte voor uw bedrijfslogo
Natuurlijk zijn de praktische zaken belangrijk, maar uiteindelijk gaat het ook om het bedrijf. Zorg daarom dat uw logo altijd duidelijk zichtbaar is in de ontvangstruimte. Gebruik voor het meubilair ook uw bedrijfskleuren, al zijn het maar kleine details. Dit soort kleinigheden maken van een gemiddelde ruimte opeens een prachtig geheel.

4. Een prettige omgeving
Naast een logo is het ook belangrijk om een prettige sfeer te creëren in de receptieruimte. Vraag u af hoe u begroet zou willen worden als u bij een bedrijf binnenkomt en zorg dat uw bezoekers dat prettige gevoel ook ervaren als ze bij u binnenstappen.

5. Ruimte voor de receptionist
Grote kans dat de receptionist dagelijks behoorlijk wat pakketjes aanneemt en dat die pakketjes niet a la minute opgehaald worden. Zorg dus altijd voor voldoende plek waar hij of zij de dozen uit het zicht kan neerzetten. Niets oogt zo ongeorganiseerd en onprofessioneel als een receptionist die een gast niet behoorlijk kan verwelkomen dankzij een berg dozen die in de weg staat. Geef de receptionist ook altijd een werkplek die ruim is en aansluit bij de stijl van de ruimte.

Hoewel het belang van een goede receptieruimte natuurlijk voor al uw gasten geldt, is het in het bijzonder belangrijk voor potentiële zakenpartners of klanten. Hun ervaringen als ze uw bedrijf binnenstappen kunnen al meteen iets zeggen over de beslissing of ze wel of niet met u willen werken. Dus zorg dat uw receptie comfortabel, ruimtelijk en uitnodigend is én aansluit bij wat u wilt uitstralen met uw merk.

Op welke manier heeft u de receptie ingericht?