Bedrijfsverhuizing, een hele onderneming!

Op een bepaald moment kan het voor een bedrijf noodzakelijk zijn om te verhuizen. Dit kan zijn omdat het bedrijf zo gegroeid is dat er op de bestaande lokatie niet genoeg ruimte is voor personeel, goederen en/of machines. De ontwikkeling van de klantenkring kan er ook toe leiden dat het voor een verbetering van de bedrijfsresultaten nodig is om vanuit een andere regio te gaan werken. Soms is een externe verhuizing niet noodzakelijk, maar moet er intern verhuisd worden om bepaalde processen in de bedrijfsvoering beter te kunnen stroomlijnen.

Verhuizing bedrijf

Bij een verhuizing komt heel wat kijken: het is aan te raden een projectgroep op te richten die zich speciaal met de verhuizing gaat bezighouden. Behalve de fysieke verhuizing zijn er natuurlijk ook administratieve veranderingen en veranderingen op het gebied van personeel. Om een verhuizing goed te laten verlopen is het belangrijk al deze gebieden goed in de gaten te houden. Bij grotere verhuisbedrijven wordt ook vaak een verhuiscoördinator aangesteld die in samenwerking met de projectleider van het bedrijf dat gaat verhuizen, alle zaken begeleidt. Bij hele grote verhuizingen kan de coördinator van het verhuisbedrijf zelfs bij het te verhuizen bedrijf worden gedetacheerd om het hele verhuistraject te leiden.

Bij een bedrijfsverhuizing is de continuïteit van de organisatie van groot belang. De bedrijfsprocessen moeten zoveel mogelijk gewoon doorgaan. Daarom gaat het niet alleen om het verplaatsen van de inventaris, maar vooral om de logistiek. Voorbereiding, planning, aansluiting van computers en noem maar op. Vaak moeten grote verhuizingen in een korte periode uitgevoerd worden. Een goede voorbereiding is dus heel erg belangrijk.

Op internet staan diverse checklists met zaken die bij een verhuizing geregeld moeten worden. Aan de hand hiervan kan een draaiboek gemaakt worden met daarin alles wat voor, tijdens en na de verhuizing geregeld moet worden. Deze aandachtspunten betreffen bijvoorbeeld de aanpassing van het drukwerk met de nieuwe adresgegevens, het maken van een overzicht van waar welke afdelingen geplaatst moeten worden, hoe de verlichting en elektrische aansluitingen op die werkplekken moeten zijn, waar de verhuisauto op de dag van de verhuizing moet staan enzovoort.

Nieuwe kantoormeubelen of niet?

Een verhuizing is ook altijd een goed moment om eens te bekijken of het bestaande kantoormeubilair nog wel voldoet en of de nieuwe bedrijfsruimte niet vraagt om nieuwe bureaus, stoelen, archiefkasten etc. De nieuwe bedrijfsruimte zal namelijk altijd anders ingedeeld zijn dan de oude en met nieuw meubilair kan de ruimte efficiënter ingedeeld worden. Bovendien is het tegenwoordig ook mogelijk meubilair aan te schaffen dat rekening houdt met de gezondheid van de werknemers; zit- stabureaus of fietsbureaus houden de werknemer tijdens het werk in beweging en zorgen voor een betere conditie en gezondheid. Vanzelfsprekend is het ook zo, dat nieuw kantoormeubilair de nieuwe bedrijfsruimte een veel mooiere uitstraling geeft.

Het is van belang dat eventueel nieuw te bestellen artikelen, zoals bijvoorbeeld kantoormeubilair, ook aanwezig zijn op de nieuwe locatie als de werknemers erheen verhuizen. Hiertoe moeten goede afspraken gemaakt worden met de betreffende leveranciers.

Verhuizen is een ingrijpende operatie; om te voorkomen dat er binnen een beperkt aantal jaren weer verhuisd moet worden, dient goed bepaald te worden wat de ruimtebehoefte in de komende jaren zal zijn. Hier kan dan alvast rekening mee worden gehouden.

Ten aanzien van het personeel is een aantal zaken erg belangrijk. Allereerst moeten werknemers vroegtijdig op de hoogte worden gebracht van de verhuisplannen en ook de voortgang van zaken die de verhuizing betreffen, moet goed gecommuniceerd worden. Bepaald moet worden welke mensen meegaan met het bedrijf, welke niet en wat de gevolgen zijn ten aanzien van o.a. reiskostenvergoeding, huisvesting, ontslagregelingen, sociaal plan en eventueel nieuw te werven personeel.

Samenvattend is een goede voorbereiding van een bedrijfsverhuizing, in samenwerking met een verhuisbedrijf, essentieel. Hiertoe is het maken van een draaiboek, eventueel met gebruikmaking van checklists die op internet te vinden zijn, vereist. Als de verhuizing achter de rug is en hopelijk goed verlopen, kan een open dag georganiseerd worden om met trots het nieuwe bedrijf aan klanten, leveranciers en familie van werknemers te tonen.