Een clean desk policy op kantoor: zo implementeert u dat

Een nieuw jaar, tijd voor de goede voornemens! En waarom zou u zich beperken tot ‘standaard’ voornemens die ieder jaar weer terugkomen? Ook op de werkvloer zijn er meer dan genoeg manieren om 2017 goed te beginnen. Bijvoorbeeld door een clean desk policy in te voeren! Maar wat houdt het precies in, wat is het nut van deze ‘regel’ en vooral: op welke manier zorgt u dat het succesvol is?

‘Clean desk’ is op veel kantoren inmiddels een bekend begrip. Sterker nog: steeds meer bedrijven voeren een clean desk policy in. Het idee erachter is dat aan het einde van de werkdag, iedere werknemer alle papieren en andere kantoorartikelen van het bureau haalt. Voordat ze het kantoor verlaten, hebben medewerkers dus een leeg bureau. Dat klinkt simpel, maar om het hele kantoor op deze manier te laten werken, kan nog een behoorlijke uitdaging zijn.

Waarom een clean desk policy?

Er zijn verschillende redenen waarom een bedrijf voor een clean desk policy kiest. Een opgeruimd bureau ziet er voor bezoekers, klanten en sollicitanten een stuk professioneler en netter uit. Daarnaast heeft een opgeruimd bureau ook voordelen voor de werknemer, een nette werkplek zorgt namelijk voor focus. Hoe efficiënter spullen opgeruimd worden, hoe minder tijd medewerkers op een later moment nodig hebben om te vinden wat ze zoeken. Daarnaast zijn al die papieren, kantoorbenodigdheden en post-its ook nog eens slecht voor de concentratie. En nóg een bijkomend voordeel: het kantoormeubilair ziet er direct ook een stuk beter uit zonder al die rondslingerende papieren.

Omdat steeds meer bedrijven werken met flexwerkplekken, is een clean desk policy eigenlijk een must. Aan één bureau werken immers meerdere mensen, dus iedere werknemer ruimt zijn/haar notities en papieren netjes op zodat een ander weer met een schoon bureau kan beginnen.

Het juiste kantoormeubilair

Het kost misschien even wat tijd om alle werknemers te laten wennen aan het feit dat ze aan het eind van de dag een paar minuten de tijd moeten nemen om hun bureau leeg te halen. Maar na een tijdje is het vaste prik. Een belangrijke voorwaarde om een clean desk policy te laten slagen is de aanwezigheid van het juiste kantoormeubilair; al die papieren en post-it’s moeten tenslotte ergens in opgeborgen worden! Er zijn verschillende opties, zoals bijvoorbeeld het veelgebruikte ladenblok (op wieltjes, dat is wel zo gemakkelijk) of een dossierkast. Maar er zijn ook opties die wat meer ‘out-of-the-box’ zijn. Wat dacht u bijvoorbeeld van een lockerkast waarin elke medewerker aan het eind van de dag al zijn of haar papieren kan opbergen? Of een moderne schuifkast?

Een clean desk in vijf stappen

Wilt u uw medewerkers op weg helpen? Dan helpt de 5S-methode om snel en eenvoudig een leeg bureau te realiseren:

  1. Scheiden
    Bekijk alles wat op het bureau ligt en kies: bewaren of weggooien. Zo wordt er direct onderscheidt gemaakt tussen wat echt belangrijk is en wat niet. Een belangrijke eerste stap naar een opgeruimd bureau.
  1. Schikken
    Geef spullen een vaste plek. Dat maakt het opruimen aan het eind van de dag een stuk gemakkelijker.
  1. Schoonmaken
    Een leeg bureau is gemakkelijker schoon te maken én te houden.
  1. Standaardiseren
    De stap die de meeste discipline vraagt is die van het standaardiseren. Door deze stap wordt het proces van de eerste drie stappen een gewoonte.
  1. Systematiseren
    Check eens in de zoveel tijd of de procedures ook door alle werknemers worden nageleefd.

Het kan even tijd kosten voordat dit systeem voor iedere medewerker routine is geworden. Maar als ze er eenmaal aan gewend zijn, willen ze waarschijnlijk niet anders meer. Een goed opgeruimd bureau werkt nou eenmaal het efficiëntst!