E-mail, handig maar ook tijdrovend

In de huidige tijd zouden we niet meer zonder e-mail kunnen: het is erg handig voor snelle en korte communicatie. Maar daarin schuilt ook een gevaar. Volgens onderzoeksbureau McKinsey besteden mensen op kantoor gemiddeld bijna een derde van hun tijd aan het lezen en beantwoorden van e-mails. Dat is een forse aanslag op de tijd en efficiency. Wat kunt u doen om ervoor te zorgen dat e-mail een handig hulpmiddel blijft, zonder dat u er een slaaf van wordt?

Voor- en nadelen
Kate White, de Amerikaanse carrière-expert die Cosmopolitan succesvol maakte, geeft daarvoor een aantal interessante tips. Daarbij wijst ze ook op het gevaar van e-mail. Het gebeurt regelmatig dat gevoelige informatie wordt gehackt en op straat komt te liggen. Ook daarom is het verstandig om enigszins terughoudend te zijn met het gebruik van e-mail.

Er zijn echter situaties waarin het gebruik van e-mail veilig en efficiënt is. Volgens White is dat bij:

  • Eenvoudige vragen.
  • Vragen waarop het antwoord enkele dagen kan wachten.
  • Het maken of bevestigen van afspraken.
  • Mededelingen aan meerdere mensen.
  • Het plannen van vergaderingen.
  • Het in contact komen met iemand die moeilijk bereikbaar is.

Betere alternatieven
In alle andere situaties zijn er volgens White betere alternatieven. Eén daarvan is niets doen. Veel mailverkeer is overbodig en kost veel tijd, zonder dat het werkelijk nuttig is. In andere gevallen zijn er alternatieven die sneller en veiliger zijn. Denkt u zelf ook niet regelmatig: als het echt belangrijk is, bellen ze wel? Zo denken anderen ook vaak over uw e-mails. Hoe vaak komt het niet voor dat u alsnog belt, omdat u geen reactie krijgt op uw e-mail? Dat is dubbel werk en het zorgt voor de nodige frustratie en stagnatie.

Belangrijke tips
Regelmatig komen er tips voorbij om uw e-mailtijd aan banden te leggen. We zetten de belangrijkste voor u op een rij:

  • Check de mail op vaste tijden en hooguit drie keer per dag. Zo voorkomt u dat u de hele dag wordt gestoord door de e-mail.
  • Als u een mail opent, beslis dan direct of deze belangrijk is en of u er iets mee wilt doen. Gooi onbelangrijke mail direct weg.
  • Handel de mails die in enkele minuten af te handelen zijn, direct af. Een volle inbox geeft druk en vertroebelt het overzicht.
  • Zet de melding uit dat er nieuwe e-mail binnenkomt. Het haalt u uit de concentratie en maar weinigen kunnen de verleiding weerstaan om toch even te kijken.
  • Meld u af voor nieuwsbrieven en berichten waar u nauwelijks iets mee doet. Als u informatie nodig heeft, is dat via internet zo gevonden.

Als u deze suggesties in acht neemt, blijft e-mail zoals het bedoeld is: een handig en snel communicatiemiddel voor korte berichten.