Het ideale budget voor kantoormeubilair: wat zijn de kosten per werkplek?

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: het ideale budget om een kantoorruimte in te richten, is er niet. Maar dat wil niet zeggen dat er niets nuttigs te zeggen is over de kosten per werkplek. Het budget dat u beschikbaar wilt stellen voor het inrichten van de werkplek van uw medewerkers, kunt u gemakkelijker bepalen met een aantal handige tips in uw achterhoofd.

Iedereen heeft andere behoeftes als het op kantoormeubilair aankomt. Iemand die net een start-up is begonnen heeft andere prioriteiten dan iemand die bij een multinational werkt. Terwijl beide wél behoefte hebben aan kwalitatief goede en ergonomisch verantwoorde kantoormeubelen.

Onderzoek naar de kosten per werkplek
De NFC Index publiceert jaarlijks een onderzoek naar de kosten per werkplek bij Nederlandse bedrijven. Voor het eerst in jaren, laat dit onderzoek in 2015 weer eens een stijgende lijn in kosten zien. De gemiddelde kosten per werkplek per jaar waren in 2015 € 8.959,-. Dat lijkt op het eerste gezicht misschien een hoog bedrag, maar dit zijn alle kosten om een werknemer een werkplek te kunnen geven. Dus inclusief huur van het kantoorpand, hospitality (receptie, kantine etc.), ICT en natuurlijk de inrichting van de werkplek zelf.

Hoe ver wilt u gaan?
Er is tegenwoordig veel mogelijk als het om flexibele kantoorinrichting gaat. Zo kunt u bijvoorbeeld kiezen voor een zit-sta bureau. Een bureau dat u met een druk op de knop kunt veranderen van een standaard bureau, naar een staande werkplek. Dat is heel goed voor de productiviteit én gezondheid van uw medewerkers, maar er hangt ook een prijskaartje aan. Met een zit-sta bureau geeft u wel direct een signaal af naar uw medewerkers, namelijk dat u hun gezondheid belangrijker vindt dan de extra kosten die het (op de korte termijn) met zich meebrengt. Op de lange termijn kan een zit-sta bureau zelfs voordeliger uitpakken dan een eenvoudig bureau. Niet alleen vanwege een betere gezondheid én motivatie van uw medewerkers, maar ook omdat ze productiever zijn en dus meer werk kunnen verrichten in dezelfde tijd.

Het nieuwe werken: dat scheelt geld!
De intrede van het nieuwe werken heeft ervoor gezorgd dat er in veel kantoren minder werkplekken zijn dan medewerkers. Door mensen te stimuleren om thuis (of op een andere plek buiten kantoor) te werken, scheelt dat uiteindelijk behoorlijk in de portemonnee. Stelt u zich voor dat u een bedrijf hebt waar 20 FTE nodig is, verdeeld over 30 medewerkers. Dan zou u gezien de kosten voor een werkplek per werknemer, wel gek zijn om voor alle 30 werknemers een eigen werkplek in te richten. Meer en meer bedrijven richten zelfs minder werkplekken dan FTE’s in, wat erop neerkomt dat alle medewerkers nooit tegelijkertijd op kantoor kunnen werken. Voor werknemers is het prettig dat ze de mogelijkheid krijgen om hun uren flexibel in te delen en voor het bedrijf is het een manier om minder geld kwijt te zijn per werknemer.

Hoe zit dat met start-ups?
Als u net begint met uw bedrijf, kan het een slim idee zijn om niet meteen uw hele budget te spenderen aan kantoorinrichting. Amazon is ook ooit begonnen met deuren à 15 dollar van de plaatselijke bouwmarkt als bureaus… Om maar een voorbeeld te noemen. Wat wel belangrijk is, is om te zorgen voor goede stoelen. Een ergonomische bureaustoel is altijd een goede investering. Zeker als u net begint met uw bedrijf, zit u soms wel meer dan 10 uur op uw stoel. Bedenk maar eens wat dat voor uw rug betekent als u geen ergonomische bureaustoel zou nemen. Hoewel het misschien een behoorlijke investering lijkt, is het er eentje die zich altijd dubbel en dwars terugbetaalt.

Wat kost dat nou precies?
Waarschijnlijk bent u nu best nieuwsgierig wat een goed ingerichte werkplek nou ongeveer kost per medewerker. Gemiddeld kost het tussen de 900 en 1500 euro om een werkplek van één medewerker op een verantwoorde en ergonomische wijze in te richten. Reken maar mee: een ergonomische bureaustoel kost u al gauw tussen de 250 en 500 euro, afhankelijk van uw specifieke wensen. Een goed, stevig bureau dat in hoogte te verstellen is kost u zo’n 200 euro. De meeste mensen vinden het nog steeds prettig om kastruimte tot hun beschikking te hebben. Voor een ladeblok moet u rekening houden met zo’n € 200 en voor een grotere kast met zo’n € 500. Vervolgens zijn er nog de randzaken, zoals eventueel een voetensteun (ongeveer € 135), verlichting (€ 50), een laptopstandaard (€30) en een kabelgoot en kabelslang om ontsierende kabels weg te werken (€ 50).

Wat geeft u per medewerker uit aan kantoorinrichting?