De lente is gearriveerd! Het wordt weer langer licht, de temperatuur gaat stijgen en de terrassen zullen snel weer vollopen. Het ideale moment om een frisse start te maken en de winter blues ver achter u te laten. Voor veel mensen is dit tijd voor een grote lenteschoonmaak in huis. Maar waarom zou u dat niet ook op kantoor doen? We geven een aantal tips over de voordelen hiervan en hoe u een effectieve lenteschoonmaak op uw kantoor kunt aanpakken.
Stressreductie
Schoonmaken zorgt ervoor dat u minder stress ervaart. Ten eerste: in de actieve daad van het poetsen en opruimen, ten tweede: bij het resultaat van een schoon en gefatsoeneerd kantoor. De tijd die u kwijt bent met het zoeken naar documenten waarvan u zeker weet dat deze onder de stapels papieren op uw bureau moet liggen, is weggegooid en creëert onnodige spanning. Het is fijn als u precies weet waar u alles kunt vinden of exact weet waar bijvoorbeeld uw documenten zijn gearchiveerd in uw archiefkast.
Verhoogt productiviteit
Het is niet zo gek dat een opgeruimd kantoor de productiviteit verhoogt. Verdwalen in bergen papier op uw bureau leiden af van uw prioriteiten en zorgen voor nodeloze stress. Verwijder dus onnodige rommel uit uw kantoor of schaf opruimmogelijkheden aan om uw kantoor weer strak in het gareel te krijgen. U zult merken dat uw dag meteen een stuk efficiënter eruit ziet.
Verlicht allergiesymptomen
Bij de komst van het nieuwe lenteseizoen is de binnenluchtkwaliteit ook aan de orde. Heeft u werknemers die last hebben van seizoensgebonden allergieën dan kan een lenteschoonmaak zeker helpen met het verlichten van hun klachten. Denk hier aan een controle van uw ventilatiesysteem voor de verbetering van de luchtkwaliteit. Voor mensen met hooikoortsklachten helpt een eenmalige schoonmaak helaas niet. Een regelmatige schoonmaak- of desinfectieroutine zullen stof en pollen verwijderen en daardoor de klachten verminderen.
Positieve gevoelens
De mens is erg gevoelig voor zijn omgevingsfactoren. Hoe meer ruis er is, hoe meer invloed dat heeft op het welzijn en het stressniveau. Een schone werkruimte creëert kalmte en sereniteit. Het aanblik van een opgeruimd bureau of een netjes ingedeelde archiefkast zal uw humeur letterlijk verbeteren. Als u daarnaast zelf de schoonmaakhandschoenen heeft aangetrokken zal dit eveneens een voldaan gevoel geven.
Praktische tips
Heeft u geen idee waar u moet beginnen en is de rotzooi zo groot dat u door de bomen het bos niet meer ziet? Wij zetten een aantal tips voor u op een rijtje.
- Houd alleen de documenten in de buurt die u nodig heeft, berg alle andere paperassen of oude dossiers op in een kast. Gooi echter niet alles meteen weg, sommige documenten moeten namelijk een aantal jaar bewaard blijven.
- Na het ordenen van de dossiers kunt u de rest van uw bureau aanpakken. Als er teveel pennen, notitiebriefjes en andere kantoorspullen liggen, maak dan een onderscheid in wat u niet gebruikt en wat wel. Leg de ongebruikte artikelen in een lade of in een kast. Het kantoorgerei dat uw wel dagelijks nodig heeft legt u binnen handbereik op uw bureau. Zet tevens bakjes op uw bureau met Postvak In, Postvak Uit of Lopende Zaken. Dit creëert orde in zaken.
- Pas dezelfde techniek toe bij uw computer. Staat uw bureaublad vol met mapjes en losse bestanden? En wordt u er al onrustig van als u er alleen al aan denkt? Orden ze dan in de juiste categorie en gebruik een externe harde schijf om de bestanden op te slaan die u niet direct nodig heeft. Verwijder ook ongebruikte e-mails voor een beter overzicht.
- Loop uw contactboekje na en bekijk welke contacten u nog regelmatig inzet. Gooi de connecties weg waar u niks meer aan heeft en schrijf de verwaterde relaties op om weer eens contact mee op te nemen.
- Gebruik uw agenda alleen voor afspraken en niet voor to-do lijstjes. Hou een to-do lijstje bij op een apart blok of gebruik een app in uw telefoon. Op deze manier houdt u het overzicht en ontstaat er geen verwarring tussen de afspraken en de to-do items.
- Zorgt dat iedereen op kantoor meedoet met de lenteschoonmaak. Op die manier kan er tevens gespard worden over het archiveren of weggooien van documenten.
Begin vandaag nog met het opruimen van uw kantoor. Op die manier vermijdt u een chaotisch hoofd bij uzelf en bestrijdt u demotivatie.
