Het organiseren van het archiveren
In de loop van de tijd passeren vele documenten de revue. Sommige zijn belangrijk voor de langere termijn, andere hebben een korte levensduur. Korte notities m.b.t. het dagelijks werk zijn essentieel, maar verliezen vrij snel hun waarde.
Een belangrijk aspect van het proces van archiveren is zowel een inhoudelijke inrichting, als een indeling op actualiteit. Wanneer documenten op grond van een (wettelijke) bewaarplicht gearchiveerd worden, kunnen ze hun plaats vinden in bijvoorbeeld archiefkasten, of zelfs in dozen op een externe locatie.
Het ‘lopend archief’ – de documenten die voor de lopende taken nodig zijn – moet voor medewerkers direct toegankelijk zijn. Dit wordt daarom geordend opgeborgen in de nabijheid van de werkplek.
Aangezien medewerkers steeds vaker wisselende werkplekken hebben, kan voor lopende zaken gebruik worden gemaakt van (verrijdbare) ladekasten.
Verschillende ladekasten en ladeblokken
Elke situatie vraagt om zijn eigen oplossing. Daarom zijn er verschillende soorten ladekasten en ladeblokken.
Het meer structurele, of het uitgebreide ‘lopend archief’ kan worden opgeborgen in dossierkasten. In hangmappen worden bijvoorbeeld personeels- of klantendossiers alfabetisch bewaard. De hogere, massievere dossierkasten zijn sterk bepalend voor de inrichting van de kantoorruimte. Ze kunnen daarom worden gebruikt als ‘roomdivider’.
Daarnaast zijn er meerladekasten, waarin op overzichtelijke wijze kantoorartikelen en A4’tjes kunnen worden bewaard. Ze zijn beschikbaar in versies met 5 tot 9 laden.
Naast de kasten worden ook ladeblokken bij de bureaus van uw medewerkers gebruikt. Deze kunnen zowel plaatsgebonden, als verrijdbaar zijn. De kleurstelling kunt u afstemmen op de totale inrichting. Zowel metaal- als houtkleurig zijn beschikbaar.
Verrijdbare ladeblokken hebben qua omvang hun beperking. Ze zijn er met 2 of 3 laden. Aan de andere kant is het grote voordeel, dat dit ‘rijdend archief’ met uw medewerker mee kan naar verschillende werkplekken. Dit komt de flexibiliteit van uw organisatie ten goede.
Tot slot
Een goed gebruik van de diverse vormen van archiefmateriaal bevordert de vindbaarheid van uw documenten op het moment dat u ze nodig hebt. Tijdsbesparing levert naast geld ook arbeidsvreugde op. Het mes snijdt m.a.w. aan twee kanten.
