Iedereen heeft het vast wel eens ervaren: de hele dag druk aan het werk zijn en er dan aan het einde van de dag achter komen dat die to-do lijst alleen maar langer is geworden. Het resultaat? Het voelt alsof u constant achter de feiten aanloopt. Zo’n werkdag is niet alleen slecht voor de productiviteit, maar ook ontzettend vermoeiend. In deze blog geven we u een aantal tips waarmee u niet harder gaat werken, maar wel slimmer. En zo krijgt u uiteindelijk méér gedaan op een werkdag en gaat u met een tevreden gevoel naar huis.
Meer uren gaan werken lijkt misschien een goede oplossing. Maar in de praktijk blijkt vaak dat naarmate mensen meer uren gaan werken, ze lang niet altijd productiever zijn in die extra uren. In plaats van meer uren te gaan werken, kunt u uzelf trainen om de uren die u werkt, efficiënter te besteden. Van harder werken naar slimmer werken dus!
1. Maak uw takenlijst niet te groot
Stel, u bent net begonnen met een groot project. Grote kans dat u allerlei ideeën heeft over waar u moet beginnen en wat er moet gebeuren om het project op tijd af te ronden. Dit resulteert meestal in een enorme to-do lijst. Het probleem met zo’n overvolle lijst met taken is dat het overweldigend kan werken en daardoor juist een negatief effect heeft op uw productiviteit. U probeert namelijk allerlei taken tegelijkertijd af te vinken, terwijl uit onderzoek blijkt dat multitasken niet werkt.
In plaats van zo’n grote takenlijst, kiest u per dag 3 tot 5 grotere taken die u die dag wil afronden. Focus u op één taak voordat u verder gaat naar de volgende. U zult zien dat deze manier van werken al helpt om u productiever te voelen. Zijn de belangrijkste taken van de dag klaar? Dan kunt u natuurlijk verder werken aan iets wat minder urgent is.
2. Zorg voor een positieve houding
Wie heeft er meer succes? Iemand die positief is over zijn/haar werk of iemand die alleen maar moppert dat hij/zij het zo druk heeft? Grote kans dat het degene is die positief is. Mensen met een goede houding nemen meer initiatief, zijn eerder bereid om een collega te helpen en leveren over het algemeen goed werk af. Niet iedereen is van nature positief ingesteld, maar het valt wel degelijk aan te leren. Probeer negatieve gedachten om te draaien naar positieve.
3. Meet resultaten, geen tijd
Als we kijken naar hoe productief iemand is, zijn we geneigd vooral te letten op hoe lang iemand ergens mee bezig geweest is. En dat is eigenlijk gek, want zou het niet veel logischer zijn om te kijken wat iemand daadwerkelijk gedaan heeft?
De druk om maar van negen tot vijf achter een bureau te zitten, is eigenlijk een vreemde gewoonte die bovendien compleet onnatuurlijk is en slecht is voor de creativiteit. Als u moe bent, werkt uw brein namelijk een stuk minder goed en creativiteit is niet iets wat u even aan- of uitzet. Een manier om te focussen op resultaten in plaats van tijd, is door klaar-lijstjes te maken. Dit is simpel gezegd een lijst met alle dingen die u gedaan heeft in een dag. Door dit goed bij te houden heeft u aan het einde van de dag een mooi overzicht van datgene wat u allemaal heeft bereikt. En dat motiveert!
4. Zorg voor routine
Mensen zijn gewoontedieren en ons brein is daar helemaal op ingericht. Zorgen we dat we bepaalde routines hebben in ons werk, dan kunnen we dat werk gemakkelijker en sneller uitvoeren omdat we hier niet over na hoeven te denken. Begin uw dag bijvoorbeeld met het doornemen van uw agenda en kijk wat u de vorige dag heeft gedaan. Bepaal 3 tot 5 nieuwe doelen voor de komende dag en plan deze taken alvast in. Voor sommige mensen werkt het ook heel goed om op vaste momenten aan deze taken te werken. Tussen 8 en 10 werkt u bijvoorbeeld aan de eerste grote taak, om 12 uur is de tweede aan de beurt en om 3 uur rond u uw laatste belangrijke to-do van die dag af. Na drie uur houdt u ruimte voor het beantwoorden van e-mailtjes, het voeren van telefoongesprekken of het bijwonen van een vergadering. Later op de dag bent u namelijk minder productief dan vroeg op de ochtend, daardoor kunt u deze tijd het beste voor dit soort randzaken gebruiken.
5. Communiceer!
Samenwerken is voor veel mensen een belangrijk onderdeel van de werkdag. De vaardigheden om op een goede manier met anderen samen te werken, zijn dus ontzettend belangrijk. Door een goede communicatie worden misverstanden voorkomen en wordt er geen onnodige tijd verspild. Actief luisteren en de onderwerpen één voor één behandelen, helpt bijvoorbeeld om op een goede manier te communiceren.
6. Maak minder beslissingen
Het geheim van meer gedaan krijgen in een dag? Zorg dat u minder beslissingen hoeft te nemen op een dag. Facebooks CEO Mark Zuckerberg droeg bijvoorbeeld jarenlang dezelfde outfit. Dat scheelt weer een beslissing en voorkomt vermoeidheid. Beslissingen nemen kost namelijk energie en die energie kunnen we maar één keer besteden. Probeert u uit alle macht om dat stukje taart van die jarige collega te weerstaan, dan kost dat energie. Die energie kunt u vervolgens niet gebruiken bij die moeilijke taak.
7. Maak gebruik van uw uitstelgedrag
Het klinkt misschien niet logisch, maar uw gebrek aan productiviteit kunt u in uw voordeel laten werken. Hoe? Door de wet van Parkinson te gebruiken. Deze wet is vernoemd naar historicus Cyril Northcote Parkinson en luidt: “Als u wacht tot de laatste minuut om iets te doen, duurt het maar een minuut om het af te ronden”. Klinkt logisch toch? Hoe vaak ziet u niet een deadline van een project naderen om vervolgens alles in de laatste week af te ronden? Natuurlijk is dit geen vrijbrief om alles maar tot het laatste moment te laten liggen, maar het kan u wel helpen om efficiënter te werken door bijvoorbeeld kortere deadlines voor uzelf te stellen.
8. Verminder stress
Stress kan fysieke, emotionele en gedragsproblemen veroorzaken. Problemen die op hun beurt weer effect kunnen hebben op uw gezondheid, energie en mentale gesteldheid. Niet zo verrassend dus dat stress uw werkprestaties belemmert. Maar, daar kunt u wat aan doen. Bijvoorbeeld door iets te doen wat u leuk vindt, zoals: sporten, lezen, muziek luisteren, tijd doorbrengen met familie en vrienden, wandelen, mediteren of schilderen. Over het algemeen zijn activiteiten die stress verminderen, actieve dingen. Videogames spelen, meer dan twee uur tv-kijken, roken, drinken of eten zijn activiteiten die juist geen stress wegnemen of zelfs de stress bevorderen.
Een andere techniek om stress te verminderen is door ‘s ochtends vast te leggen wat uw plannen voor die dag zijn en u ook te houden aan deze plannen. Zo weet u ‘s ochtends al wat u kunt verwachten en dat geeft rust.
9. Doe wat u leuk vindt
Als u een baan heeft waarin u doet wat u leuk vindt, heeft u al een stapje voor. Maar zelfs al heeft u uw droombaan gevonden, dan nog zijn er dingen die u minder leuk vindt om te doen. Wat voor werk u ook doet, probeer te focussen op juist die aspecten in uw baan die u aanspreken. Door meer te doen wat u écht leuk vindt, voelt u zich meer geïnspireerd, uitgedaagd en bent u productiever.
U ziet het, met een paar tips werkt u straks ook slimmer in plaats van harder en krijgt u meer gedaan in dezelfde tijd.
