Zo creëert u een effectieve vergaderruimte

Veel mensen hebben er een hekel aan: vergaderingen. En als we kijken naar de ruimtes waarin de meeste vergaderingen plaatsvinden, is dat natuurlijk ook niet zo gek… Een saaie tafel, oncomfortabele stoelen, geen ruimte voor creativiteit en een plant is er al helemaal niet te bekennen. Gelukkig kan dat beter! Daarom geven we u in deze blog 5 tips voor de aankleding en inrichting van uw vergaderruimte.

Om te bepalen hoe uw vergaderruimte zo optimaal mogelijk ingericht wordt, is het verstandig om eerst te bepalen wat u eigenlijk wilt bereiken met meetings. Is het puur om uw medewerkers op de hoogte te brengen van bepaalde zaken? Of wilt u dat teams gaan brainstormen en creatieve ideeën verzinnen? Wat uw doel met vergaderen ook is: u wilt ongetwijfeld dat uw vergaderingen effectief en efficiënt zijn. En de inrichting van de ruimte moet aansluiten op die wens.

1. Ga niet voor (te) groot
Uw eerste gedachte als u op zoek gaat naar meubilair voor de vergaderruimte, is misschien dat de tafel groot moet zijn. En dat is meteen een grote valkuil, maar wel een logische gedachte. Want u wilt natuurlijk voldoende ruimte tijdens een vergadering. Maar kijk ook naar de ruimte waar de tafel moet staan en zorg dat uw medewerkers de mogelijkheid hebben om gemakkelijk om de tafel heen te kunnen lopen. Misschien ziet u niet direct de voordelen van wat ruimte om de tafel, maar het zorgt voor meer creativiteit en uw medewerkers zullen meer op hun gemak voelen. Ze voelen zich namelijk minder opgesloten en vrijer om hun mening te uiten. Naast de voordelen voor uw medewerkers, ziet een vergadertafel die de juiste afmetingen heeft ten opzichte van de ruimte, er ook nog eens een stuk beter uit.

2. Zorg voor minstens één witte muur
Wat het doel van de vergaderingen ook is, een witte muur komt altijd van pas. Zo kunt u hier een beamer op projecteren en naar presentaties kijken. Of misschien werkt u veel met post-its en kan de witte muur gebruikt worden om een planning voor een opkomend project te maken.

3. Kies comfortabele stoelen
Of u nou veel of weinig, lang of kort vergadert, uw medewerkers verdienen goede stoelen. Naast de kwaliteit van de stoel, kunt u ook kijken naar de functionaliteit en wat handig is voor de ruimte waarin er bij u op kantoor wordt vergaderd. Een stoel met armleuningen heeft een heel andere uitstraling en comfortniveau dan een stoel zonder leuningen. En ook het onderstel is van belang. Gaat u voor wieltjes, vier poten of toch een sledeframe? En welke kleur en welk materiaal past het best bij uw bedrijf? Heeft u veel staande meetings? Dan is een kruk wellicht weer een betere optie.

4. Creëer frisse lucht
Als er iets is wat de vaart uit een vergadering haalt, is het wel het gebrek aan frisse lucht. Idealiter zorgt u ervoor dat het mogelijk is om een raam open te zetten, maar dat is niet op ieder kantoor even gemakkelijk te realiseren. Mocht een open raam door de indeling van uw kantoorruimte geen optie zijn, zorg dan voor een of twee grote planten in de vergaderruimte voor de broodnodige zuurstof in de lucht.

5. Zorg voor voldoende stopcontacten
Dit laatste punt lijkt misschien voor de hand liggend, maar toch is het aantal stopcontacten in de meetingrooms van veel kantoren onder de maat. En dat terwijl meer en meer mensen met een laptop aan de vergadertafel verschijnen… Als u de optie heeft, zorg er dan zeker voor dat er genoeg stroompunten zijn in verhouding met het aantal stoelen. Zo komt er nooit iemand zonder stroom te zitten.

Wat is uw gouden tip voor effectieve en efficiënte vergaderingen?