Hoe richt ik mijn kantoor in?

De vraag die we vaak krijgen is hoe een kantoorruimte nou het beste is in te richten. Dit is een vraag waar niet zomaar één antwoord op te geven is; elke kantoorruimte is immers anders en niet ieder bedrijf is gelijk. Toch kan wel rekening gehouden worden met een aantal zaken zodat elke ruimte praktisch, ergonomisch, stijlvol en gezond ingericht kan worden. Een aangename werkplek is goed voor de tevredenheid bij de medewerkers en voorkomt vele lichamelijke en psychische klachten. Het hedendaagse kantoorlandschap is hevig aan verandering onderhevig en de tegenwoordige kantoorinrichting vraagt om andere behoeftes dan 10 jaar geleden.

De kantoorruimte

In de tegenwoordige kantoorruimte is het belangrijk om aandacht te besteden aan de gezondheid van de medewerker. Hierbij speelt ergonomie een belangrijk rol. Indien medewerkers de gehele dag op een stoel zitten en achter een bureau werken is het belangrijk dat de kantoorrichting dynamisch is samengesteld. Een speerpunt van de kantoorinrichting dient altijd te zijn dat er genoeg ruimte moet zijn voor beweging. In beweging blijven tijdens een werkdag bevordert de arbeidsproductiviteit en voorkomt lichamelijke klachten zoals rugpijn en nekpijn. Om beweging aan te moedigen kan in de kantoorinrichting worden gekozen voor dynamisch elementen zoals zit-sta bureaus, bureau fietsen en balans krukken. Indien de ruimte het toelaat kan ook een speciale sportruimte worden ingericht zodat personeel tijdens pauze of voor en na het werk kan sporten. Beweging zal de komende jaren steeds belangrijker worden en zal een belangrijke plek innemen in de kantoorinrichting.

Bureaustoelen

Wellicht het belangrijkste onderdeel van de kantoorinrichting zijn de bureaustoelen. We zitten immers het grootste gedeelte van onze dag. Nederlanders zitten in Europa het meeste van iedereen. 32,1 procent van de Nederlanders ouder dan 15 jaar zit meer dan 7,5 uur per dag. Belangrijk is dus om tijdens de werkdag gezond en ergonomisch te zitten om een goed instelbare bureaustoel. Niet alleen de hoogte instelbaarheid van een stoel is van belang, ook instelbare armleuningen, een in hoogte instelbare rugleuning en zitdiepte instelling zijn niet te missen opties. Een handige instelling bij lage rugpijn is een (instelbare) lendensteun. Dit is een extra bolling in de rug die ervoor zorgt dat de lage rug extra wordt ondersteund. Let er bij een stoel op dat de stoel ARBO goedgekeurd is zodat aan de wettelijke normen wordt voldaan. Een bureaustoel is persoonlijk en iedereen hecht weer waarde aan andere instelmogelijkheden. In onze showroom voorzien we u graag van advies voor de perfecte bureaustoel. Voldoende beweging tijdens de werkdag blijft het belangrijkste, maar als er dan wordt gezeten is het van uitermate belang dit te doen op een ergonomische bureaustoel met voldoende instelmogelijkheden.

Bureaus

Tegenwoordig wordt er op veel verschillende plaatsen gewerkt, maar de praktijk wijst uit dat een bureau nog altijd het prettigste werkt. Om beweging te stimuleren kan gekozen worden voor een zit/sta bureau. Een dergelijk bureau kan zo worden ingesteld dat afwisselend zittend en staand gewerkt kan worden. Indien de ruimte het toelaat kan een kantoortuin worden geplaatst voorzien van zit/sta bureaus. Akoestische scheidingswanden kunnen vervolgens tussen de bureaus worden geplaatst om geluidsoverlast te beperken. Indien concentratie een belangrijke factor is, kunnen speciale werkplekken ingericht worden die gericht zijn op stil en geconcentreerd werken. In plaats van zit/sta bureaus kan ook worden gekozen voor de standaard in hoogte verstelbare bureaus. Vaak is de hoogte dan in te stellen door met een inbussleutel het frame van het bureau te verstellen. Indien regelmatig de hoogte instellen niet van toepassing is, voldoet een dergelijk instelbaar bureau ook, mits dit wordt gecombineerd met een ergonomische bureaustoel. Om ergonomisch te kunnen werken is het belangrijk om de hoogte van het bureaublad aan te passen op de bureaustoel. Officecity helpt u graag met de perfecte combinatie van stoel en bureau om zo een gezonde werkplek te creëren.

Kantoorkasten

Het papierloze kantoor is een term die vaak terugkomt in de hedendaagse kantoorinrichting. Desalniettemin blijft de behoefte om spullen op te bergen aanwezig. Dit kan in een traditionele archiefkast als een roldeurkast of draaideurkast, maar kan bijvoorbeeld ook in een stijlvolle houten kast of akoestische schuifdeurkast. Indien geluidsoverlast een bepalende factor in een kantoorruimte is, zijn akoestische kasten een goede optie. Akoestische kasten zijn voorzien van akoestisch materiaal en stil sluitende deuren. Bepaal van te voren welke zaken er opgeborgen dienen te worden en bepaal daarna welke kast hierbij past. Kasten kunnen daarnaast prima worden ingezet als roomdivider om zo wat grotere ruimtes mooi in te delen. Indien de ruimte beperkt is, is het altijd handig om te kiezen voor kasten waar de deuren bij het opendoen in de kast zelf verdwijnen of om te kiezen voor open kasten. Op deze manier hoeft geen rekening gehouden te worden met openslaande deuren.

Verlichting

Een goede verlichting in de kantoorruimte is belangrijk. Alleen daglicht is vaak niet voldoende om de gehele dag genoeg licht te hebben. Gerenoveerde en nieuwe kantoren dienen wettelijk standaard te worden voorzien van led verlichting. Dit staat in de ‘Europese richtlijn energieprestatie gebouwen’ (EPBD). Maak dus de keuze voor verlichting voorzien van led lampen om aan de wettelijke eisen te voldoen, daarnaast heeft led verlichting het voordeel dat het een grote besparing kan opleveren op de energierekening ten opzichte van de traditionele verlichting, namelijk zo’n 30% tot 60%. Een goede verlichting op de werkplek zorgt voor een gezonde arbeidsproductiviteit. Licht heeft namelijk een sterk effect op het bioritme van de mens. Niet alleen daglicht speelt hierbij een factor, maar ook verlichting in de ruimte zelf. Licht kan de waakzaamheid, de slaapbehoefte en het concentratievermogen beïnvloeden. Dit kan dus zowel positief als negatief zijn. Te weinig licht zal namelijk tot gevolg hebben dat mensen meer kans hebben op het maken van fouten en een verlies in arbeidsproductiviteit. De regel blijft uiteraard wel dat daglicht de beste vorm van licht is en dus is het belangrijk om altijd te zorgen voor voldoende ramen waar veel daglicht doorheen kan komen.

Volgens artikel 6.3 van het Arbobesluit zijn werkgevers verplicht om te zorgen voor een goede verlichting in de kantoorruimte. Er staat namelijk het volgende:

• Arbeidsplaatsen en verbindingswegen zijn zodanig verlicht dat het aanwezige licht geen risico oplevert voor de veiligheid en gezondheid van werknemers.
• Op arbeidsplaatsen komt, voor zover mogelijk, voldoende daglicht binnen en zijn voldoende voorzieningen voor kunstverlichting aanwezig.
• De voorzieningen voor kunstverlichting zijn zodanig aangebracht dat gevaar voor ongevallen is voorkomen.
• De voor kunstlicht gebruikte kleur mag de waarneming van de veiligheids- en gezondheidssignalering (bepaald bij of krachtens afdeling 2 van hoofdstuk 8) niet wijzigen of beïnvloeden.

Planten & Aankleding

Planten dragen bij aan een gezonde werkomgeving en kunnen bovendien akoestisch werken. Om het onderhoud te beperken kunnen planten ook worden afgewisseld met kunst planten. Uit onderzoek is gebleken dat groen op kantoor zorgt voor een betere concentratie en geheugen. Een andere studie door de University of Technlogy Sydney toont aan dat negatieve gevoelens en stemmingen met zo’n 58% afnemen door een groen kantoor. Ziekteverzuim wordt teruggebracht en stress neemt af. Bepaalde planten zijn zeer goed in het absorberen van geluid. De bladeren absorberen achtergrondgeluid, buigen dit af of weerkaatsen dit zodat de ruimte aangenamer wordt qua akoestiek. De invloed van het plaatsen van planten is het grootste in kantoorruimtes met harde oppervlaktes.

De vergaderruimte

Zo nu en dan is het nodig om te vergaderen in een daarvoor bestemde vergaderruimte. Uiteraard kunnen vergaderingen ook op andere manieren plaatsvinden zoals lopend of bijvoorbeeld op de fiets. Feit blijft dat een aparte vergaderruimte bijdraagt aan een effectieve en productieve vergadering en dat dit mooi kan worden aangevuld met vergaderingen op andere locaties. Afhankelijk van persoonlijke voorkeur kan worden gekozen voor een vierkante, rechthoekige of ronde vergadertafel. Bij een ronde tafel kan elke deelnemer aan de vergadering de andere deelnemers zien. Een vierkante of rechthoekige is vaak wat praktischer in een ruimte te plaatsen. Om uit te rekenen hoeveel mensen er aan een tafel kunnen zitten kan worden gerekend met 80cm per persoon aan de tafel. Bij een vergadertafel is hoogte instelling wat minder belangrijk dan bij bureaus. Een vergadering duurt immers vaak niet de hele dag. Om toch voorbereid te zijn op de toekomst is de instelbaarheid van vergadertafels wel aan te raden zodat te allen tijde de hoogte veranderd kan worden. Om zittend vergaderen af te wisselen kan ook worden gekozen voor een sta vergadertafel. Staand vergaderen is vaak nog wat effectiever dan zittend vergaderen mede doordat een staande vergadering vaak wat korter duurt.

De kantine en ontspan ruimte

De komende jaren zullen steeds meer kantoren kiezen voor een multifunctionele ruimte waar pauze gehouden kan worden. Het is belangrijk om tijdens een werkdag voldoende pauze te houden om de productiviteit en tevredenheid van iedereen hoog te houden. De arbeidsomstandigheden spelen een grote rol in de hedendaagse economie. Het salaris blijft een belangrijke factor, maar bij de keuze van een baan spelen de werkomstandigheden een minstens zo grote rol. Een ergonomisch en aantrekkelijk ingericht kantoor zorgt voor een positief gevoel voor de medewerkers. Een pauze ruimte is belangrijk om goed tot rust te komen om vervolgens weer actief aan het werk te gaan. Officecity helpt u graag met het inrichten van de pauze en kantineruimte zodat deze praktisch, maar zeker ook aantrekkelijk wordt ingericht.

De ontvangstruimte

Een ontvangstruimte is vaak het eerste contact van (potentiële) klanten, leveranciers enz. van het bedrijf. Belangrijk is om direct een goede indruk van het bedrijf te geven door een mooi ingerichte ruimte. De ontvangstruimte is voorzien van stijlvolle en lekker zittende stoelen en banken. Indien nodig kan de receptiebalie de eyecatcher zijn van de ontvangstruimte.