Kantoor inrichten

Bij het inrichten van een kantoorruimte komen diverse aspecten aan bod waar je rekening mee dient te houden. Om zo ergonomisch en productief mogelijk te werken is het van belang om een kantoorruimte stijlvol en praktisch in te richten. Medewerkers dienen genoeg (wettelijke) ruimte te hebben om de werkzaamheden uit te voeren. Heeft u gedacht aan lichtinval en de mogelijkheid tot instelbaarheid van de bureaus en bureaustoelen? Voldoen de werkplekken aan de ARBO normen? Deze punten en nog vele andere punten zijn belangrijk om te weten alvorens de gehele ruimte wordt ingericht. Een ruimte dient in veel gevallen ook geschikt te zijn om uit te breiden. Kiest u bijvoorbeeld voor tweedehands meubelen dan is de kans groot dat later dezelfde meubelen niet meer zijn na te bestellen. Onderstaand staan enkele punten die van pas kunnen komen bij het inrichten van een nieuwe en/of bestaande kantoorruimte.

Indeling van de kantoorruimte

Bij de indeling van de kantoorruimte is het allereerst van belang om erachter te komen of een naar de verschillende werkzaamheden ingerichte ruimte geschikt is voor het bedrijf. Bij vele bedrijven werkt het prettig als medewerkers met een gelijke functie bij elkaar zitten. Indien gewenst kunnen de kleuren van de werkplekken hierop worden aangepast. Voor administratieve medewerkers werkt het praktisch als deze bij elkaar zitten. Ook klantenservice medewerkers zijn er bij gebaat om bij elkaar in de buurt te zitten. Qua ruimte moet in gedachte gehouden worden dat de afmetingen van een werkplek dusdanig moeten zijn dat een medewerker veilig en zonder nadelige gevolgen voor gezondheid en welzijn de werkzaamheden kan uitvoeren. Een afmeting van tussen de 4 m2 en 5 m2 kan goed als richtlijn worden aangenomen. Indien er nog een ladeblok of archiefkast bij een werkplek wordt bijgeplaatst dient hier per onderdeel weer 1 m2 bij opgeteld te worden. Zorg bij de indeling van de kantoorruimte dat iedere werkplek voldoende licht heeft en de beschikking heeft over voldoende opbergmogelijkheden. Voor veel medewerkers voldoet een ladeblok onder of naast het bureau al. Voor bijvoorbeeld financiële medewerkers is het handig als in de buurt archiefkasten aanwezig zijn.

Om een goede inschatting te maken van de ruimte die nodig is voor medewerkers kan er worden gerekend met 5 m2 per medewerker. Hier is rekening gehouden met een bureau van 160 x 80cm, een bureaustoel en voldoende bewegingsruimte. Houdt bij de indeling van de kantoorruimte ook rekening met een eventuele groei van het bedrijf, zo wordt voorkomen dat in de toekomst wellicht andere werkplekken gekocht moeten worden omdat het geheel niet meer in de ruimte past.

Instelbaarheid van de werkplekken

Om ergonomisch en volgens de ARBO normen te werken is het belangrijk dat de kantoormeubelen voldoende instelmogelijkheden hebben. Voor een bureau geldt dat deze in hoogte verstelbaar dient te zijn. Op deze manier kan de hoogte worden aangepast aan de medewerker die achter het bureau zit. Standaard zijn in hoogte verstelbare bureaus in hoogte in te stellen van 62 t/m 86cm. Een hoogte van tussen de 73cm en 76cm wordt vaak als gemiddelde bureauhoogte aangenomen. Naast de instelbaarheid van het bureau is het erg belangrijk om te zorgen voor een bureaustoel met genoeg instelmogelijkheden. We kennen allemaal de stoel die enkel in hoogte verstelbaar is, maar voor zakelijk gebruik is dit niet voldoende. Standaard instellingen die op een kantoorstoel behoren te zitten zijn synchroontechniek, hoogte instelling, gewichtsregeling en in hoogte verstelbare armleggers. Voor stoelen die niet 8 uur per dag worden gebruikt voldoen ook armleuningen met een vaste hoogte. Voor medewerkers met lage rugklachten is een stoel aan te raden die voorzien is van een (instelbare) lendensteun. Een lendensteun is een extra bolling in de rugleuning die de onderrug goed ondersteunt. Om dynamisch te kunnen werken worden zit/sta bureaus aangeraden. Afwisselend zittend en staand werken voorkomt vele lichamelijke klachten en zorgt voor gezonde medewerkers. Een zit-stabureau zorgt ervoor dat je minimaal 80 minuten tot 120 minuten minder zit op een werkdag.

Zorg voor gezonde werkplekken

Naast de mate van instelbaarheid van de kantoormeubelen, is het belangrijk om te zorgen voor genoeg licht in de kantoorruimte. Indien er te weinig dacglicht is, zorg dan voor voldoende lampen zodat er genoeg licht op de werkplek is. Naast licht in kantoor is het ook belangrijk dat er genoeg frisse lucht de ruimte kan binnen dringen. Bij circa 90% van alle kantoorruimtes in Nederland is de luchtvochtigheid niet goed. Werknemers die in een te droge lucht werken, hebben meer kans op irritaties en zijn gevoeliger voor virussen. Zorg voor ramen die open kunnen en zet deze ook regelmatig open. Meer groen op kantoor zorgt niet enkel voor meer gezelligheid maar planten werken ook prestatie verhogend en stress verlagend. Door het plaatsen van planten komt er meer zuurstof in de ruimte en mensen voelen zich hier prettig bij. Houdt bij plaatsing van de kantoor planten ook weer rekening met voldoende licht.

Kleurstelling van de kantoormeubelen

De mate van tevredenheid van werknemers hangt mede af van de inrichting van de kantoorruimte. De kleur speelt hierbij een belangrijke rol. Waar vroeger kantoren geheel in de kleur grijs populair waren is het tegenwoordig meer de trend om te kiezen voor opvallende en lichte kleuren. De kleurstelling in een bedrijf kan ook per afdeling worden aangepast om zo in te spelen op de werkzaamheden die gedaan worden. Zo zijn financiële medewerkers gebaat bij kleuren als blauw, paars en groen voor een goede concentratie. Op afdelingen waar creativiteit belangrijker is, kan er gekozen worden voor kleuren als oranje en rood. Als basis geldt dat wit een mooie kleur is om de andere kleuren op af te stemmen. Zo kan er gekozen worden voor witte muren en witte archiefkasten. Voor een wat warmere uitstraling kunnen ook donkere muren gecombineerd worden met witte kasten. Kasten zijn vaak puur praktisch, maar kunnen ook stijlvol zijn indien deze worden afgestemd op de rest van de kantoorinrichting. Daarnaast kunnen archiefkasten prima dienen als room divider. Door een zogenaamd topblad op de kast te plaatsen dat dezelfde kleur heeft als de bureaus ontstaat er een mooi geheel. Door de witte muren en kasten komen houtkleurige bureaus perfect tot zijn recht. Afhankelijk van de lichtinval kan er worden gekozen voor een lichte kleur hout of een donkere kleur hout. Om kleur in de inrichting aan te brengen kunnen diverse accessoires in leuke kleuren worden geplaatst. Zoals reeds eerder genoemd kunnen bijvoorbeeld de kleuren van de muren worden aangepast aan  de werkzaamheden die worden verricht.

De vergaderruimte

Een vergaderruimte dient niet alleen praktisch ingericht te zijn, maar er moet ook aandacht gegeven worden aan bijvoorbeeld zitcomfort en de sfeer van de ruimte. Een vergadering vereist concentratie en dus is het belangrijk om stoelen aan te schaffen met een aangenaam zitcomfort. Qua afmeting voor een persoon aan de vergadertafel dient er rekening te worden gehouden met een breedte van tussen de 90 en 100cm. Op deze manier is er genoeg bewegingsruimte en genoeg ruimte om de vergaderstoel te plaatsen. Voor een vergadertafel is het niet noodzakelijk dat deze in hoogte verstelbaar is. Een hoogte van 73cm wordt vaak als standaard aangehouden. Voor de juiste sfeer is het aan te raden om in een vergaderruimte te kiezen voor neutrale en zakelijke kleuren die niet afleiden van de vergadering. Indien er met enige regelmaat lang wordt vergaderd, is het aan te raden om te kiezen voor in hoogte verstelbare vergaderstoelen zodat elke deelnemer aan de vergadering zijn of haar stoel kan afstemmen op de hoogte van de vergadertafel. Onze medewerkers tekenen graag uw toekomstige vergaderruimte in zodat u een goed beeld krijgt van deze ruimte voordat u een bestelling plaatst.

De kantineruimte

Bij de kantineruimte is het belangrijk dat medewerkers even met hun hoofd weg zijn bij de dagelijkse werkzaamheden en tot ontspanning kunnen komen. Kies voor stoelen die gemakkelijk zijn schoon te maken en fijn zitten. Qua kleurstelling van de kantineruimte kan dit best wat afwijken van de gebruikte kleuren in de rest van het kantoor. Indien de ruimte het toelaat kunnen ook stilte plekken worden gecreëerd zodat medewerkers helemaal tot rust kunnen komen.