2017 het jaar van digitalisering: slimmer en efficiënter werken

Wist u dat we thuis meer digitaal zijn dan op het werk? Zo hebben de brieven van de belastingdienst plaats gemaakt voor digitale documenten en heeft u waarschijnlijk al een lange tijd geen papieren rekeningafschrift gehad. Daarnaast doen we alles met onze tablet of smartphone en slaan we documenten op in de Cloud. Dan is het toch vreemd dat de digitalisering op kantoor nog achterblijft? Oude documenten worden in ordners bewaard in grote dossierkasten. In veel gevallen staat deze papierwinkel de digitalisering en het efficiënt werken in de weg. Misschien tijd om over te stappen?

Tijd is geld
Ongeveer 33% van de ondernemers vindt dat digitalisering een uitstekende manier is om de concurrenten voor te blijven. Sterker nog, vele denken dat ze zonder modernisering van hun bedrijf, failliet kunnen gaan. Waarom? Omdat er ontzettend veel tijd verloren gaat in het zoeken naar documenten. Het schijnt zelfs dat men ¼ van de tijd op kantoor, bezig met is het verzamelen van papier en het invoeren van data. En zoals u waarschijnlijk wel weet: tijd is geld.

De voordelen van digitalisering
Digitalisering houdt in dat u alle informatie en documenten online beschikbaar maakt. Zo creëert u de mogelijkheid om online documenten te bewerken en delen. Tevens wordt het zoeken naar een document een eitje wanneer alles is gecentraliseerd. Andere voordelen:
– Onbeperkte toegang tot documenten: de documenten worden online opgeslagen en zijn vanaf elke werkplek toegankelijk.
– Medewerkers hebben meer tijd om te focussen op kerntaken: nu alles gedigitaliseerd is, hoeven medewerkers niet meer op zoek naar documenten, zijn de zinloze uurtjes bij de printer verleden tijd en is het niet meer nodig om alle data apart in te voeren.
– Kostenbesparing: op lange termijn zult u kosten besparen omdat er efficiënter gewerkt kan worden. Zo is minder tijd nodig om facturen in te voeren, worden er minder fouten gemaakt en heeft u minder kosten aan papier en cartridges.
– Duurzaamheid: wanneer u minder papier gaat gebruiken, draagt u meteen een steentje bij aan de duurzaamheid van uw bedrijf.
– Meer kantoorruimte: nu de dossierkasten in mindere mate nodig zijn heeft u meer kantoorruimte over. Een mooie gelegenheid dus om het interieur aan te passen door bijvoorbeeld mooie banken en fauteuils neer te zetten voor meer sfeer en ontspanning.

Hoe kunt u overstappen?
Spreekt digitalisering van uw bedrijf u aan? Dan is de grote vraag natuurlijk: hoe kan ik overstappen? Hier is geen eenduidig antwoord op te geven. Ieder bedrijf heeft andere behoeften en wensen. Onderstaand een paar ideeën om de overstap in gang te zetten. Maar het beste is om u te laten adviseren door een expert in digitalisering.
1. Vraag eerst aan uw werknemers welke obstakels zij ervaren tijdens het werk en hoe digitalisering die voor hen kan oplossen.
2. Bedenk zelf hoe digitalisering de werkzaamheden van uw bedrijf kan optimaliseren
3. Stel prioriteiten op zoals een rangschikking van functies die u wenst in het programma
4. Houdt rekening met de lange termijn: denk aan de groei van uw organisatie.