Kantoormeubilair aanschaffen: budget vs kwaliteit

Kleine en middelgrote bedrijven met meer dan tien medewerkers geven gemiddeld genomen zo’n €120.000 per jaar uit aan kantoormeubilair en -benodigdheden. Een hoop geld! Maar, goed kantoormeubilair is z’n geld zeker waard. Dat neemt niet weg dat het belangrijk is om het budget dat u aan kantoormeubilair besteedt eens onder de loep te nemen. Daarbij is de afweging budget vs. kwaliteit een lastige om te maken. In deze blog helpen we u op weg.

Het juiste kantoormeubilair uitzoeken dat óók nog eens binnen het budget past is voor veel bedrijven een uitdaging. Het is lastig om de balans te vinden tussen het meubilair dat u aanspreekt én die items die binnen uw budget passen. Duurder meubilair heeft een hogere aanschafwaarde, maar door de duurzaamheid van deze items bent u uiteindelijk (meestal) goedkoper uit.

1. Zorg voor een plan
Als het gaat over kantoormeubilair kan het ‘one size fits all’ principe, dat vaak gehanteerd wordt om kosten te besparen, uiteindelijk behoorlijk duur uitpakken. Iedere medewerker is immers anders, werkt op een andere manier en heeft andere ideeën over zijn/haar ideale werkplek. Zorg daarom dat u medewerkers de mogelijkheid geeft om te kiezen. Op de korte termijn levert dat misschien een hogere factuur op, maar de kans is groot dat u op de langere termijn juist kosten bespaart.

Zorg dus altijd voor een helder plan voordat u tot aanschaf overgaat én betrek anderen bij de ontwikkeling van dit plan. Peil de behoeftes, maar blijf realistisch: in deze fase wekt u ook bepaalde verwachtingen bij medewerkers, dus biedt geen mogelijkheden die u sowieso niet kunt waarmaken.

2. Kies voor kwaliteit
Hoewel goedkoper meubilair beter binnen uw budget past, doet u er vaak goed aan niet voor het allergoedkoopste te gaan. Goedkoop blijkt voor veel bedrijven duurkoop te zijn, met als resultaat dat u over een jaar of twee alweer op zoek kunt gaan naar nieuw meubilair.

3. Probeer meubilair uit
Op het internet is alles te koop, zeker ook kantoormeubilair. Maar het is erg lastig om de kwaliteit te beoordelen vanaf een computerscherm. Ga daarom langs in een showroom en voel de kwaliteit van de bureaus, ga proefzitten in een bureaustoel en ervaar hoe soepel dat zit-stabureau wisselt in hoogte. In onze showroom in Haarlem kunt u bijvoorbeeld van alle merken de kwaliteit bekijken én krijgt u professioneel advies, bijvoorbeeld over ergonomie.

Meubilair van tevoren testen kan u achteraf een hoop geld en frustraties schelen als het product bij levering toch niet zo goed blijkt als gedacht.

4. Vergeet de technologie niet
Verzeker uzelf ervan dat u een kantoorinrichting kiest die niet alleen nú voldoet, maar ook aan de eisen die uw medewerkers er in de toekomst aan stellen. Dat is lastig, want u hebt immers geen glazen bol om te kijken wat die wensen dan precies zijn… Toch zijn er wel zaken waar u nu al rekening mee kunt houden. Kijk bijvoorbeeld naar de opties om kabels netjes weg te werken, de mogelijkheid om meerdere beeldschermen te plaatsen of meubilair met geïntegreerde stopcontacten. Dat laatste is met name handig voor een soepele samenwerking in bijvoorbeeld vergaderzalen, waar steeds meer mensen met een laptop zitten.

5. Zorg voor een totaaloverzicht
Hebt u een duidelijk beeld van alle kosten? Dat gaat verder dan alleen de prijs die u voor het meubilair betaalt. Bijvoorbeeld bezorgkosten, montagekosten etc. Zeker als u het meubilair online koopt, is het verstandig om goed te letten op dit soort bijkomende kosten.